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職員会議ってどうにかならないの?実のある会議にする3つのポイント

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2018/10/25 保育士お役立ち情報

休憩時間が1時間しっかりとれる日なんて珍しいくらい、保育士はとても忙しい仕事です。 そんな中で、月に一回ある職員会議。休憩時間や残業時間に皆さん時間をやりくりして集まっていると思います。 限られた時間の中で効率よく、短時間で充実した職員会議にするためのコツをお伝えします。

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職員会議なんかいらない?実のない会議の典型例

慌ただしい業務の間を縫って、せっかく顔を合わせたというのに、職員会議がこんなことになっていませんか?

☑いつも同じ先生ばかりが話している(経験年数の長い先生)
☑園長先生、主任のお話をありがたく聞くだけになっている
☑議題が多すぎて、いつまでも終わらない
☑結論が出ない

これでは休憩時間を返上したり、残業したりする甲斐がなくなってしまうというもの。せっかく職員会議のために集まっているのですから、実のあるものにしたいですね。 実は会社員生活を経て保育士になったので、私は勤務する保育園での「職員会議の実のなさ」がずっと気になっていました。今の現代社会では会議の効率を上げようとしている会社が増えてきています。そういった会議にまつわる最新事例もふまえて、会社員時代の会議を振りつつ、職員会議の改善を考えてみました。

職員会議の質を変える、3つのポイントはこれ!

ビジネスの世界では「会議は事前準備で8割決まる」という考え方があるようです。 これは、保育園にはなじまないかと思いきや、実は職員会議にもよくあてはまるんです。 以下の3つのポイントを事前に行うことで、スムーズな職員会議に変わるのです! 職員会議の司会進行役に立候補し、ぜひ以下の3つをあなたの保育園の職員会議でも実践してみませんか?

@会議の目的を事前に明確にし、会議に参加する職員全員に伝えておく

優先順位順に各議題をレジュメ(要点の資料)にまとめて、会議前に全員に渡しておくのは基本です。議題によって意見交換したいのか、決定したいのか目的が違うので、そういった場合には議題の横に(意見交換)などとわかりやすく書いておくのも理解が早くなっていいですね。 また、この段階で議題を厳選することも重要です。職員会議での議題は本当に話し合わなくてはいけない内容だけにするのです。


A参加する職員に、事前に宿題を出す

会議が始まってから議題について考え始めるのか、事前に考えてきてもらうのか、どちらが時間的に有効か、言うまでもありません。 参加する職員には一人ずつ声をかけてレジュメを渡し、会議で発言してもらうように宿題を出すのが効果的です。さらに園長や主任などのキーパーソンには、あらかじめ意見を聞いておくのもいい方法です。


B発表者には、簡潔な資料を事前に用意してもらう

保育園の文化には会議の時に資料を用意することはあまりないようですが、会議の資料は書面で用意するのが基本です。 行事の担当者などで職員会議で発表することがある場合には、決められたフォーマットを使って各行事の企画書(ねらいや進行など)をまとめておくと、後で共有しやすいのでおすすめです。また、資料に載せる情報はできるだけコンパクトにまとめて作成すると皆さんの理解が早いと思います。


職員会議を改善したら、職場の風通しがよくなる!

さて、事前準備が完璧で、職員会議が効率的にサクサクと進行していったとします。 決めなくてはいけないことも決め、意見も出つくしたら、予定の終了時間までに時間が余ってしまった。 そんな時、司会のあなたは、会議のもう一つの目的である「コミュニケーション」について考えてみてもいいかもしれません。

矛盾するようですが、リラックスした雰囲気での話し合い、雑談も会議の重要な側面です。 日々忙しくて、保育士同士のコミュニケーションは浅くなりがち。のんびりした雰囲気で意見交換をすることで、それぞれの保育観や人となりが感じられるのも、実は会議の良さでもあります。 あくまで議題が片付いていたらですが、メンバーが自分の考えを自由に話せるような時間をつくることも考えてみてください。 「こんなことを考えていたんだ、こんなことをいっしょにやっていけたらいいな」と感じられる時間。そうした時間があることで、職場の風通しが良くなることもあるのです。

ライタープロフィール

玉田 洋さん
保育園運営企業で、子育て雑誌編集長を経験し、その後、都内で保育士として勤務する。現在は「森の保育園」を計画中。



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