明日からできる!保育園の業務効率化はこう進めよう!

保育士の業務負担を軽くするために、工夫できるポイントを紹介します。

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保育士の業務は膨大

私が保育士になって驚いたことの一つは、保育以外の事務作業の多さでした。 月案、週案、日案と保育指導計画を次々と作成したり、毎日、連絡帳や日誌を記入したりと、保育士業務に書類仕事がたくさんあることを、私は知りませんでした。しかも、そのすべてが手書きというのも驚きで、慣れない私は、昼休みにも休めずに、ずっと手を動かしていなくてはなりませんでした。

ある調査によると、保育士が負担に感じることの上位に、「保育指導計画の作成」があげられています。 また、保育士が退職を考えている理由では「仕事量が多い」「労働時間が長い」が長年上位です。 そこから見えてくるのは、保育士の大半が書類を書く作業や、業務過多に悩まされているという姿です。

業務効率化のために明日からできること

保育に関わらない事務作業は、極力効率化して減らしていきたいですね。 明日からすぐにできる業務効率化の工夫を紹介します。

1. おたよりなどのデータ共有

意外と時間がかかるのが、保護者向けのおたより作成です。一人で手作りで作るのではなく、データを皆で共有して効率的に作成しましょう。

@テンプレート(ひな形)の作成
おたよりはワードなどでテンプレート化して、職員が皆で使えるようにするのが一番です。書き方については、保育園独特の手書き文化や手書きにこだわる職員もいるかと思います。しかし、それでは共有・効率化を良くすることは難しいでしょう。手書きにこだわらずに、パソコンを使うのが業務効率化のポイントです。

Aクラウドなどで保存、管理
おたよりのデータをパソコンのデスクトップに保存すると、容量が重たくなったり、他の保育士と共有したいときに不便な面もあるかもしれません。
クラウドサービスで保存しておけば、ストレスなく便利に使えるでしょう。また自宅PCからもアクセスできるのでおすすめです。

Bよく使うサイトや画像の共有
例えば、使いやすいイラストのサイトがあれば、皆のためにブックマークしておきましょう。また、おたよりで使った画像は保存してわかりやすい場所に置き、共有します。この時も、クラウドサービスの活用もおすすめします。

2. 会議時間の短縮

保育園の職員会議は、いつも同じ先生ばかりが話していたり、結論が出ずに延々と話し続けたりと長時間になりがちです。ここにはまだ効率化できる余地があります。 会議時間が短くなるだけで、職員の負担感は確実に減ります。

@タイムキーパーを決める
タイムキーパーに一人ずつの発言時間を計ってもらうなどして、時間管理をすると良いでしょう。その際、まず最初に会議の時間を30分以内などきちんと決めておくことも重要です。

A会議前にレジュメ配布
あらかじめ議題や会議資料を渡しておくのは、効率的な会議の基本です。会議が始まってから皆が考え始めるのでなく、考えをまとめてから参加してもらえるので議事がスピーディに進行できますよ。

3. やることリストを作る

保育士個人の日々の取り組みも、効率化していくことができます。単純ですが、毎日のやることをますばリスト化することから始めましょう。そうやって自分自身で業務管理できるようにしていくことが、効率化の早道です。 やることリストは手書きでなく、スマホのアプリで管理した方が思考がクリアになるのでおすすめです。

業務効率化のために、ICT化を進めていこう

保育士の業務効率化が進まない大きな理由としてよく言われていることは、書類が紙メインで基本手書きであることがあげられます。例えば、企業や役所などでは、現在データメインで紙に手書きする機会は少なくなっています。ペーパーレスが確実に進行しているのです。

なぜ紙でなくデータが良いかというと、職員全員への共有スピードやコピー用紙のコスト削減にもつながります。また、ゴミを減らすことで環境面での利点もあるでしょう。
ある園では、ICT化で連絡帳をデータ化することで職員全員が連絡帳にアクセスできるようになりました。結果として、保護者に対して担任ではない保育士でも「風邪の具合はいかがですか?」など一言かけられるようになり、園全体のあたたかみが増したという効果があったようです。
ICT化することで、業務効率や共有面でメリットは大きく必須の流れだと言ってもよいでしょう。ただ、ICT導入は明日から始められることではありません。保育園の方針で決定していく事柄なので、職員全体でよく考えて議論していくことをおすすめします。

まとめ

子どものために残業したり、手書きにこだわったりすることが保育士らしい働き方だと考えている職員もいます。ただ、そのために保育士が疲労していくのであれば本末転倒です。 オン・オフを切り替えて、バランスよく業務を効率化していきましょう。

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